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Come attuare il controllo di gestione della Rete Vendita

Il controllo di gestione della rete vendita é un’attività fondamentale per creare valore in azienda.

Il controllo di gestione della rete vendita crea valore in azienda perché monitorizza il suo andamento, evidenzia eventuali scostamenti tra risultati pianificati e conseguiti, comprende le cause e individua opportune azioni correttive.

Per creare valore, il controllo di gestione deve:

• presidiare diversi momenti quali il planning ed il budgeting, il reporting e l’analisi degli scostamenti

• evidenziare l’andamento dell’azienda, come risultante della performance delle diverse aree in cui questa risulta essere strutturata (produzione, approvvigionamenti, commerciale).

Qui trovi gli strumenti per rivoluzionare la tua Rete Vendita.
Qui di seguito trovi invece il metodo da seguire per fare quello che facciamo noi:

PLANNING DELLA RETE VENDITA E PROCESSO DI BUDGETING

Pianificazione strategica: La pianificazione commerciale è strettamente dipendente dall’attività di pianificazione strategica dell’azienda e delle scelte in termini di mercati di sbocco da aggredire; si pianifica in base a:

  • le diverse linee di offerta aziendali;
  • le diverse tipologie di clienti (BtB o BtC);
  • a livello geografico (mercati di sbocco);

Pianificazione commerciale: la pianificazione avviene su due piani, ovvero:

.. per canali distributivi e rete vendita sul territorio da approntare;

.. per processo di vendita da strutturare.

Struttura di una rete vendita: Le scelte a livello di struttura di una rete vendita sul territorio vedono la definizione e l’incrocio di diversi fattori:

  • Dimensione geografica
  • Articolazione della rete vendita a livello regionale,provinciale, ecc.
  • All’interno di un’area geografica definita, individuazione di più livelli gerarchici, come ad esempio un responsabile d’area ed una serie di agenti e subagenti.
  • Può inoltre essere integrato ai precedenti un ulteriore criterio, rappresentato dalla segmentazione dei clienti

rete venditaORGANIZZAZIONE DELLA RETE VENDITA

Assegnazione di ruoli e responsabilità: Il passo successivo, definita la strutturazione che si vuole dare alla rete vendita, è rappresentato dall’assegnazione agli agenti di:

.. aree, ovvero dell’ambito geografico all’interno il quale operare;

.. responsabilità, che vanno a definire il livello gerarchico assunto.

Definizione di una mappa delle responsabilità per l’area vendite in sede di organizzazione della rete vendita

DEFINIZIONE DEL BUDGET DELLE VENDITE

Budget commerciale e budget economico

• Il budget commerciale rappresenta il documento pianificatorio complessivo della direzione commerciale (considerata come centro di profitto) determinando i ricavi ed i costi legati alla struttura commerciale.

• Il budget commerciale è alla base della formulazione del budget economico complessivo dell’azienda.

Budget delle vendite: La formulazione del budget delle vendite è il punto di partenza del processo di planning e budgeting per la funzione vendita. Il budget delle vendite definisce i ricavi generati dalle diverse sotto-aree della struttura di vendita, solitamente identificate come centri di ricavo, concorrendo come già evidenziato alla formazione del budget commerciale. Il budget delle vendite ha cadenza annuale con specificazioni mensili e/o trimestrali. Arriva ad una previsione complessiva delle vendite (a valore e volumi) partendo da scelte ed informazioni con riferimento a:

  • prodotti/linee di offerta;
  • volumi di vendita previsti per i diversi prodotti/linee di offerta;
  • prezzi di vendita unitari;
  • eventuali politiche di sconti da applicare.

Sul budget di vendita e sulla definizione dei diversi elementi sopra elencati influiscono una serie di scelte, originate da fattori interni ed esterni. Proprio l’interazione con la forza vendita permette una definizione più puntuale di tali scelte, oltre ad una maggiore comprensione dei fabbisogni e delle tendenze emergenti dal mercato. Tra i fattori interni:

  • vincoli di produzione,
  • mezzi finanziari e di produzione,
  • forza commerciale,
  • vendite realizzate nei periodi precedenti, etc.

Tra i fattori esterni: andamento della domanda, comportamenti dei concorrenti, etc.

Assegnazione del budget agli agenti: Il passo successivo sarà l’assegnazione di un budget di vendita ai diversi agenti e la programmazione operativa. Si precisa come l’elemento principale di responsabilizzazione d un centro di ricavo che gestisce le attività di vendita è l’efficacia, ovvero il ricavo ottenuto confrontato con un programma di vendita (budget assegnato).

PROGRAMMAZIONE OPERATIVA DELL’AZIONE COMMERCIALE

strategia vendite

Definiti gli obiettivi, attraverso la programmazione vengono organizzate e cadenzate le attività necessarie al raggiungimento degli stessi. Con riferimento alla rete vendita, le principali attività possono essere relative a:

.. visite e contatti ai clienti attuali, trattative e definizione e trasmissione ordini di vendita;

.. acquisizione di nuovi clienti (azioni di sviluppo commerciale).

Reportistica sulle attività realizzate:  Presenta una sintesi, per il  periodo considerato, delle attività realizzate. In particolare:

.. visite programmate, fissate, effettuate (sul periodo e medie giornaliere);

.. durata media visite, percorrenza quotidiana media, etc.;

.. richieste ricevute, formulazione di offerte (preventivi) evase;

.. ordini acquisiti (offerte accettate);

.. n. e tipologia “reclami” da clienti;

.. interventi di assistenza e di formazione effettuati/da effettuare;

.. relazioni su attività dei concorrenti realizzate

ANALISI DEGLI SCOSTAMENTI SUI RICAVI DI VENDITA

Un’analisi complessiva dei risultati conseguiti dalla rete vendita rispetto alle previsioni realizzate (budgeting) deve prevedere degli approfondimenti su:

.. deviazioni tra ricavi di vendita lordi e netti e peso delle diverse voci (sconti, bonifici);

.. scostamenti sui ricavi (netti), in particolare a livello di prezzi unitari, quantità vendute e mix di prodotti venduti.

Successivamente può essere realizzata un’analisi di dettaglio degli scostamenti per:

  • linee di offerta/singolo prodotto;
  • cliente;
  • Agente o capo-area;
  • area geografica;

monitoraggio rete venditaMONITORAGGIO DELLE PERFORMANCE

Viene svolto attraverso la verifica dell’andamento di opportuni indicatori. Ecco alcuni esempi:

  • Variazione di fatturato tra 2 periodi (indice delle capacità di espansione dell’azienda).
  • Durata del portafoglio ordini: valore del portafoglio ordini acquisiti e pronti per la consegna/fatturato medio mensile
  • Incidenza dei resi e abbuoni sul fatturato: resi e abbuoni/ricavi netti  (Tale indice può dare indicazioni in merito alla “soddisfazione della clientela”)

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